Privacyverklaring

BetterBalance Coaching hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens worden verwerkt, waarom, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten je hebt. BetterBalance Coaching verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Versie: maart 2026

Welke gegevens worden verwerkt?

BetterBalance Coaching verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Gezondheidsgegevens: klachten, energieniveau, fysieke en emotionele staat (bijzondere persoonsgegevens onder de AVG)
• Geboortegegevens: geboortedatum, -tijd en -plaats (optioneel, uitsluitend voor Human Design)
• Communicatiegegevens: berichten via e-mail, WhatsApp en andere berichtendiensten
• Sessieaantekeningen: notities gemaakt tijdens of na een sessie
• Opnamegegevens: audio- en video-opnames van sessies (alleen met voorafgaande toestemming)

Waarom worden jouw gegevens verwerkt?

BetterBalance Coaching verwerkt jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van de coachingovereenkomst en het begeleiden van jouw traject (grondslag: uitvoering van een overeenkomst)
• Het bijhouden van voortgang en het maken van aantekeningen ten behoeve van jouw begeleiding (grondslag: uitvoering van een overeenkomst)
• Het verzenden van de nieuwsbrief en andere marketingcommunicatie (grondslag: toestemming)
• Het verwerken van betalingen (grondslag: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting)
• Het analyseren van websitebezoek ter verbetering van de website (grondslag: gerechtvaardigd belang)

Voor de verwerking van gezondheidsgegevens en opnamegegevens vraagt BetterBalance Coaching altijd om uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming via het intakeformulier. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. De grondslag voor verwerking is uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG). Je kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

BetterBalance Coaching bewaart jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Coachingsdossier (aantekeningen, intakeformulier, correspondentie): maximaal 1 jaar na afronding van het traject
• Sessie-opnames (via Fathom of Google Meet): maximaal 1 jaar na afronding van het traject, daarna verwijderd
• Nieuwsbriefabonnees: totdat je je afmeldt
• Financiële gegevens (facturen): 7 jaar conform de wettelijke bewaarplicht

Welke tools worden gebruikt?

Voor de uitvoering van de dienstverlening maakt BetterBalance Coaching gebruik van verschillende tools en platforms. Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met deze partijen voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening.

Systeme.io wordt gebruikt als centraal platform voor de website, e-mailmarketing en het beheer van contactgegevens. Systeme.io verwerkt persoonsgegevens als verwerker namens BetterBalance Coaching.

Fathom wordt gebruikt als AI-notetaker voor het automatisch vastleggen van sessieaantekeningen. Fathom verwerkt audio- en video-opnames van sessies op externe servers. Dit gebeurt uitsluitend met jouw voorafgaande, schriftelijke toestemming. Fathom is een door Fathom Video Inc. ontwikkelde tool.

Google Workspace wordt gebruikt voor e-mail, agenda, opslag van bestanden via Google Drive, het afnemen van intakeformulieren via Google Forms, en videobellen via Google Meet. Google verwerkt hierbij persoonsgegevens op haar servers als verwerker namens BetterBalance Coaching. Voor zakelijke Google Workspace-accounts biedt Google standaard een verwerkersovereenkomst aan.

Daarnaast wordt gebruik gemaakt van tools voor: berichtgeving en communicatie, bestandsopslag en -beheer, projectmanagement en planning, en websiteanalyse. Deze tools zijn geselecteerd op betrouwbaarheid en verwerken gegevens conform de toepasselijke privacywetgeving.

Worden jouw gegevens gedeeld met derden?

BetterBalance Coaching verkoopt jouw gegevens niet en deelt ze niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening (zoals hierboven beschreven), of wanneer dit wettelijk verplicht is.

Indien in de toekomst wordt samengewerkt met anderen die toegang krijgen tot persoonsgegevens van cliënten, worden hierover passende afspraken gemaakt die de vertrouwelijkheid en beveiliging van jouw gegevens waarborgen.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Inzage: je kunt opvragen welke gegevens van jou worden verwerkt
• Correctie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering: je kunt verzoeken om verwijdering van jouw gegevens
• Beperking: je kunt verzoeken de verwerking van jouw gegevens te beperken
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens
• Intrekking toestemming: je kunt een eerder gegeven toestemming te allen tijde intrekken

Verzoeken kun je indienen via petra@betterbalancecoaching.nl. BetterBalance Coaching reageert binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Beveiliging

BetterBalance Coaching treft passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of misbruik. Sessieaantekeningen op mobiele apparaten worden binnen 1 jaar na afronding van het traject overgezet naar een beveiligde opslagomgeving en verwijderd van het apparaat.

Cookies en websiteanalyse

De website betterbalancecoaching.nl maakt gebruik van geanonimiseerde websiteanalyse om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Hierbij worden geen persoonlijk identificeerbare gegevens verzameld.

Wijzigingen

BetterBalance Coaching behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op elk moment aan te passen. De meest actuele versie is altijd te vinden op deze website.